1. OBJETIVO
El presente documento tiene como objeto formalizar las políticas de tratamiento de la información de los datos personales de todos los clientes, usuarios y relacionados comercialmente con MANITOBA S.A.S, domiciliada en la Carrera 29B # 10 – 28 Parque Empresarial Servicomex 10, Bodega 4, Yumbo, Valle del Cauca, correo electrónico manitoba@manitoba.com.co y número telefónico 01 8000 913 063, como responsable de la información con el fin de garantizar el derecho que tienen para conocer, actualizar y rectificar la información que reposa en las Bases de Datos o archivos de MANITOBA S.A.S.
2. ALCANCE
Esta política aplica a todas las Bases de datos y datos personales en ellas contenidos, respecto de cuyo tratamiento MANITOBA S.A.S. resulte responsable dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la adicionen, modifiquen, complementen o reglamenten.
3. DEFINICIONES.
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
Clientes: Persona natural o jurídica, pública o privada con los cuales MANITOBA SAS tiene una relación comercial. Comprende las tiendas, supermercados, mini mercados, entre otros.
Consumidores: Persona natural que consume los bienes producidos por MANITOBA SAS.
Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables. Son algunos ejemplos de datos personales los siguientes: nombre, cédula de ciudadanía, dirección, correo electrónico, número telefónico, estado civil, datos de salud, huella dactilar, salario, bienes, estados financieros, etc.
Dato sensible: Información que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos, entre otros, la captura de imagen fija o en movimiento, huellas digitales, fotografías, iris, reconocimiento de voz, facial o de palma de mano, etc
Reclamo: Solicitud del Titular del dato o de las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales o para revocar la autorización en los casos establecidos en la Ley.
Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
4. TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN PERSONAL
Los datos personales que MANITOBA S.A.S., recolecte, almacene y de cualquier otra forma trate, serán administrados por el personal de MANITOBA S.A.S., serán confidenciales y solo serán utilizados como se establece en los siguientes ítems de tratamiento de la información personal:
4.1. Esta política será aplicable en caso de que los titulares de los datos personales decidan entregar a MANITOBA S.A.S. sus datos mediante cualquier medio oral o escrito, online o físico y para aquellos que, a través de cualquier medio lícito, tales como bases de datos públicas sean recaudados por la entidad
4.2. En cada caso de recolección de datos por parte de MANITOBA S.A.S., las finalidades para el tratamiento específico serán informadas al titular de la información de forma previa al otorgamiento de su autorización. Sin embargo todas las finalidades estarán enmarcadas dentro de las siguientes:
- Actividades de mercadeo y publicidad;
- Realización de actividades correspondientes a Inteligencia de mercados, investigación de mercados, tales como Focus Group y encuestas telefónicas o presenciales;
- Envío de información acerca de los productos de MANITOBA S.A.S., servicios, promociones, eventos, alianzas y ofertas;
- Envío de noticias consideradas de interés por la entidad.
- Realización de todas las actividades relativas al manejo de la relación contractual que MANITOBA S.A.S. pueda tener con los titulares de datos personales.
- Actividades relativas a la selección de personal, estudio de hojas de vida, verificación de datos suministrados por el candidato, exámenes de salud de ingreso y/o egreso de la compañía, afiliaciones al Sistema de Seguridad Social Integral y en general la aceptación de los procedimientos internos de selección contratación como empleado, colaborador o contratista en MANITOBA S.A.S. o sus filiales.
- Atender y dar trámite a las quejas formuladas por los usuarios de los productos.
- Transferir a terceros con relación contractual o comercial con MANITOBA S.A.S., la información proporcionada, así como a sus vinculadas o asociadas para los mismos fines aquí establecidos.
MANITOBA S.A.S. podrá Contactar a los titulares de datos personales a través de medios electrónicos, telefónicos, y demás medios considerados electrónicos, físicos y/o personales para las finalidades previstas en la presente política.
En ningún caso MANITOBA S.A.S. enajenará o entregará ésta información a un tercero, diferente a los mencionados dentro de las finalidades, a menos que resulte necesario para el adecuado cumplimiento de las finalidades enunciadas, esto con fundamento en contratos o acuerdos de transmisión o transferencia de los datos, en los casos que sea necesario, ya sea dentro del territorio nacional o el exterior.
MANITOBA S.A.S. podrá realizar análisis estadísticos, históricos y de mercadeo, con base a los datos personales tratados, en tal caso podrá entregar los resultados a terceros, pero al hacerlo, no suministrará información personal sin la autorización de los titulares de datos personales.
MANITOBA S.A.S. podrá realizar cualquier actividad requerida para el cumplimiento de las finalidades establecidas en la presente política.
4.3. Tratamiento de Datos Sensibles y datos personales de niños, niñas y adolescentes: MANITOBA S.A.S. podrá realizar el tratamiento de datos de este tipo única y exclusivamente cuando medie autorización previa y expresa de su Titular.
Para el tratamiento de datos sensibles deberá:
- Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su Tratamiento.
- Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.
- No podrá condicionar ninguna actividad al suministro de datos personales sensibles a menos que resulten absolutamente necesarios para la actividad correspondiente.
MANITOBA S.A.S., en el normal desarrollo de sus operaciones no realiza el tratamiento de datos de menores, sin embargo, en caso de ser imperativo hacerlo contará con las autorizaciones correspondientes emitidas por sus representantes legales o acudientes.
5. DERECHOS DEL TITULAR.
El titular de los datos personales respecto de cuyo tratamiento MANITOBA S.A.S. es responsable, tiene los siguientes derechos:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente MANITOBA S.A.S. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada a MANITOBA S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
- Ser informado por MANITOBA S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
- Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley de protección de datos personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
- Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento de la información MANITOBA S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a ley y a la Constitución.
- Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
6. AUTORIZACIONES Y CONSENTIMIENTO
La recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de MANITOBA S.A.S., requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del titular de los mismos.
6.1. Medio y manifestaciones para otorgar la autorización.
La autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, Sitios Web, buzón de sugerencias, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo técnico o tecnológico idóneo, que permita manifestar u obtener el consentimiento vía clic o doble clic, u otro mediante el cual se pueda concluir de manera inequívoca, que de no haberse surtido una conducta del titular, los datos nunca hubieren sido capturados y almacenados en la base de datos.
6.2. Prueba de la autorización.
MANITOBA S.A.S., utilizará los mecanismos con que cuenta actualmente, e implementará y adoptará las acciones tendientes y necesarias para mantener registros o mecanismos técnicos o tecnológicos idóneos de conservación de la autorización por parte de los titulares de datos personales para el tratamiento de los mismos. Para dar cumplimiento a lo anterior, se podrán establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin.
7. ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
7.1. Área responsable
MANITOBA S.A.S. a través del área de atención al cliente atenderá todas las peticiones, consultas y/o reclamos del titular de la información, relacionadas con los derechos establecidos en la ley para conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales.
7.2. Procedimiento para el ejercicio de los derechos.
En cualquier momento, y de manera gratuita, los titulares o sus representantes podrán realizar peticiones, consultas y/o reclamos respecto sus datos personales tratados por MANITOBA S.A.S., a través de los siguientes mecanismos:
- Envío de correo electrónico a manitoba@manitoba.com.co
- Comunicación telefónica en la ciudad de Yumbo, Colombia, o tel. 01 8000 913 063.
- Directamente en Oficinas MANITOBA S.A.S., en Colombia: Carrera 29B # 10 – 28 Parque Empresarial Servicomex10, Bodega 4, Yumbo, Valle del Cauca. Cuando la consulta o reclamo sea formulado por persona distinta al titular, deberá acreditarse en debida forma la personería o mandato para actuar.
La PQR debe contener como mínimo la siguiente información:
- Nombre de la persona y/o Compañía.
- Si es de una compañía, relacionar el cargo de la persona que emite el reclamo.
- Ciudad y país.
- Dirección.
- Número telefónico o celular de contacto.
- Correo electrónico de contacto.
- Referencia del producto/s origen de la no conformidad.
- Cantidad adquirida.
- Número de lote del producto/s.
- Establecimiento y/o método de adquisición.
- Descripción clara y detallada del origen de la no conformidad.
- Registró fotográfico anexo.
Consultas
Las consultas realizadas por los titulares o por sus representantes, serán atendidas en un término máximo de 10 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la consulta. Cuando no sea posible atender la consulta dentro de dicho termino, se informará al interesado expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que será atendida la consulta, la cual no será mayor a 5 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Reclamos
Si el reclamo realizado por el titular o por su representante resulta incompleto, se requerirá al reclamante la subsanación de lo faltante dentro de los 5 días siguientes a la recepción del reclamo. Transcurridos 2 meses desde la fecha de requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de su consulta.
En el caso de reclamos, correcciones, actualizaciones y supresiones de información, se dará respuesta a los titulares de la información dentro del término de 15 días hábiles contados a partir de la fecha de recibo del reclamo. Cuando no sea posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al reclamante, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que será atendida la consulta, la cual no será mayor a 8 días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
8. NORMATIVIDAD VIGENTE
Esta Política de Tratamiento de la Información, se rige bajo lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen. LA misma será publicada en la página www.manitoba.com.co
9. VIGENCIA
La presente política entra en vigencia a partir del 10 de Febrero de 2020. Los datos personales tratados por MANITOBA SAS permanecerán en la base de datos de MANITOBA S.A.S. hasta que los mismos cumplan con la finalidad para los cuales fueron recolectados.
MANITOBA SAS, se reserva la facultad de revisar y/o modificar en cualquier momento esta Política de Tratamiento de la Información. MANITOBA SAS. Publicará en su sitio web cualquier cambio en esta Política.
